Bien choisir son logiciel immobilier
Le métier d'agent immobilier a beaucoup évolué, d'abord avec les publicités papiers, journaux locaux et magazines, et encore plus depuis l'arrivée d'internet. La démocratisation d'Internet à travers le monde et en France, a chamboulé les habitudes des professionnels, mais aussi des particuliers. Ces derniers ont en effet favorisé l'accès aux biens immobiliers disponibles sur le marché, par ce biais là. Plus simple, plus ludique et surtout plus rapide, les atouts d'Internet par rapport aux magazines papier sont indéniables, et il faut maintenant cibler les acquéreurs potientiels sur ce domaine. Les agents immobilier se sont aussi adaptés à ce mode de travail : e-mail, agenda, envoi de sélection produits, organisation des visites, impressions de rapports et de documents administratifs. Vous allez découvrir les outils nécéssaires à un agent immobilier de nos jours, les pièges à éviter dans le choix des solutions, et comment être au top de la technologie actuelle.
Un logiciel ? Pour quoi faire ?
Les vieux de la vieille, et autres aficionados des méthodes de travail ancestrales, maintiendront que leurs méthodes de travail sont les bonnes, et ne changeront jamais (tout sur papier, agenda papier, post-it etc ...) Pourtant, la réalité est un peu différente, car les agents immobilier qui possèdent plusieurs décennies d'expérience derrière eux, lorsqu'ils découvrent les avantages qu'apporte l'informatique à leur quotidien, changent rapidement d'avis. Un logiciel, en agence immobilière, va déjà faire gagner un temps considérable, tant au niveau de la saisie et rentrée d'informations sur les biens (une fiche est saisie une fois pour toutes), que sur l'exploitation des produits (impression fiche papier, diffusion sur les publicités, proposition d'un bien à un client). Avant, lorsqu'on passait son temps à feuilleter le classeur de l'agence qui contenait toutes les fiches d'appartements et de maisons, on passait une éternité à trouver quelques biens à proposer au client en face de nous (pour au final lui photocopier les fiches correspondantes), je vous laisse imaginer le temps perdu. Ce temps perdu n'est pas passé sur le terrain lors de visites, n'est pas utilisé pour l'admnistratif par le responsable de l'agence, n'est pas exploité pour relancer les clients en cours (et donc peut être qu'une partie du fichier client est négligée faute de temps). Tout ce temps est gagné grâce aux outils informatiques, ce qui débloquera évidemment une activité plus conséquente, et donc influera directement sur le chiffre d'affaire et les ventes, à moyen ou long terme.
En plus du temps gagné, un logiciel immobilier permet de regrouper toutes les informations, et surtout de ne pas les perdre ! Terminé les pertes de mémoire, tout est noté, tout est stocké, plus de risque de perte d'information, qui fait mauvaise genre ou réduit la réputation d'une agence immobilière, et toujours pareil, augmente l'interraction, et dynamise l'activité de l'agence en général. Les envois vers les portails, magazines ou publicités seront simplifiés et centralisés, et toutes les anciennes actions manuelles et laborieuses seront automatisées. La page concernant les sites Internet immobilier détaille un peu plus les échanges entre le logiciel et le site internet de l'agence immobilière.
Logiciel en ligne ? Logiciel client/serveur ? Logiciel installé ? Kesako ?
Il existe plusieurs technologies pour les logiciels, que ce soit pour l'immobilier ou d'autres domaines. La première, est lorsque le logiciel est installé (CD-ROM par exemple) sur un seul ordinateur. Ce mode est de moins en moins utilisé car le fichier informatique de l'agence est accessible seulement sur un poste informatique, et donc un utilisateur simultané. De plus, si l'ordinateur tombe en panne, plus rien n'est accessible, et s'il n'y a pas de sauvegarde, tout est perdu. D'autres contraintes liées à cette utilisation, comme par exemple les difficultés (et les coûts bien souvent) liés aux mises à jour des outils sont assez fastidieuses, il faut utiliser à nouveau un CD-ROM, effectuer la mise à jour, et donc les corrections de bugs ou améliorations diverses, ne sont exploitables que lors des mises à jour majeures et donc des générations de nouveaux CD-ROM.
Une deuxième manière d'utiliser un logiciel, est la notion de client / serveur. Un ordinateur principal, dédié, et fait office de serveur (il peut être utilisé comme un poste de travail ou non). Cela permet d'immobilier un ordinateur puissant qui fera office de serveur principal, et d'acquérir des postes clients plus modestes, moins de puissance sera nécéssaire pour ces derniers. Un des avantages par rapport à la première méthode, et que déjà il n'y a plus qu'un seul poste (le serveur) à sécuriser et à sauvegarder. Les mises à jour principale se font en général sur le serveur principal (éventuellement il y aura des mises à jour côté client, mais certaines fois facultatives et plus légères à mettre en place). Les contraintes seront présentes lorsque vous allez vouloir sécuriser l'accès aux données et protéger vos données. Si le serveur principal lâche, tout est perdu, les fiches des appartements, les photos, les clients et contacts. C'est pour ça qu'il est indispensabe non seulement de faire des copies régulières intégrales des fichiers, mais surtout de les externaliser. Externaliser peut être considéré au sens propre comme au sens figuré du terme : soit mettre les sauvegardes "virtuellement" à l'éxterieur, soit "physiquement à l'extérieur. Dans cette deuxième option, on retrouve les méthodes ou le patron de l'agence immobilière metre le disque externe ou autre support le vendredi soir, avant de partir en week end, et part de l'agence avec la sauvegarde, si jamais il y a le moindre souci sur place (cambriolage, inondations ...) la sauvegarde est protégée et accessible pour une restauration. Mais ce système est tout de même particulièrement laborieux et souvent les sauvegardes ne sont pas faites faute de temps.
La troisième manière d'exploiter une solution logicielle est la méthode dite en ligne, ou "full Web". L'aspect est radicalement différent, on sort complètement du cadre d'un programme compilé, pour voir un outil sous forme de traitement, par le biais de chargement de pages internet. C'est procédurier et ça fonctionne étape par étape, mais il en ressort de nombreux points forts avec ce système. En premier lieu, plus besoin d'avoir un ordinateur serveur, ni d'ordinateurs clients qui nécéssitent une configuration particulière, l'accès se fait uniquement à l'aide d'un navigateur Internet. Pour la partie installation, comment faire plus simple ? Il n'y en a pas. Pour les mises à jour, idem, aucune procédure n'est à effectuer par le client, tout est réalisé en amont sur le ou les serveurs Web (et bien souvent c'est transparent pour l'utilisateur si en plus les mises à jour se font à des heures creuses d'utilisation). La seule compatibilité nécéssaire est le navigateur Internet, il faut qu'il soit à jour pour être avec des fonctionnalités Web poussées (utilisation de l'Ajax, graphisme au format CSS3 ...). Concernant la partie sauvegarde, toutes les contraintes sont écartées : tout est centralisé, donc il suffit que le prestataire garantisse une sauvegarde régulière des données et l'utilisateur n'a plus besoin de se soucier de cette partie.
Confidentialité des données, sauvegardes et restitutions
Il est indispensable que les données des agents immobiliers soient protégées et qu'elles restent confidentielles. Il ne faut bien entendu aucune fuite de données, et surtout qu'elles puissent être restaurées à tout moment si besoin. Si la solutin est au format Web, un accès direct avec un certificat SSL permet d'avoir un échange crypté et donc sécurisé entre le navigateur et le serveur Web, cette technique permet donc de protéger aussi les échanges à travers le réseau.
Ergonimie et convivialité
Les fonctionnalités d'un logiciel pour les agences immobilières est important, mais il ne faut pas non plus négliger un point important : le graphisme. Outre le fait que le design des outils est important ne serait-ce que pour le plaisir des yeux, mais aussi pour faciliter et interpreter les menus pour accéder aux différents formulaires. L'ergonomie est un élément crucial puisqu'elle permet de donner accès aux fonctionnalités aux utilisateurs les plus novices. En effet, rien de pire que d'avoir un outil performation mais partiellement voire non utilisé à cause de défaut d'ergonomie et d'erreurs de graphisme. Il est tout à fait compréhensible de choisir son logiciel de tous les jours qui plaise.
Utilisation et formation
Concernant l'apprentissage et la formation aux outils, soit le logiciel immobilier est simple à utiliser, et chaque interface étant intuitive, il n'y aucunement besoin de formation. Éventuellement, dans certains cas, un simple tutoriel ou une documentation technique suffit largement à prendre en main le logiciel de transactions.
Hotline
Enfin, pour couronner le tout (et l'accompagnement à l'utilisation), un support est toujours apprécié, se sentir encadré et pouvoir compter sur une équipe pour nous répondre ou nous rappeler les rudiments de l'utilisation de nouveaux outils. Il faut faire atention aux hotlines de mauvaise qualité, vérifier par exemple déjà si c'est une option payante (certaines prestataires facturent en supplément le support téléphonique), vérifier aussi si la hotline téléphonique est sur-taxée ou non, et enfin si la destination se trouve dans le pays ou est décentralisée dans un autre pays du monde, ce qui peut être gênant car l'utilisateur se sent souvent largué et incompris s'il a des personnes en lignes qui n'ont pas l'air sûres d'elles ou qui jouent les intermédiaires de niveau 1 avant de passer une personne qui saura concretement répondre à vos questions. Un bon moyen aussi est de tester le support d'un outil, composer le numéro et voir combien de niveaux faut-il attendre et passer avant d'avoir les personnes qui sauront vous répondre, s'il y a des filtres avec des standards, s'il y a beaucoup d'attente et de musique d'attente ... Car après c'est au quotidien dont vous aurez peut être ces hotlines à contacter.
Personnalisation
Le dernier aspect présenté dans la section logiciel immobilier concernant la personnalisation (ou la customisation) des outils. Il est normal d'utiliser des fonctions communes au métier d'agent immobilier, dont certaines méthodes de travail sont similaires entre agents immobiliers. Pourtant, on a souvent envie de paramètrer son logiciel "à sa sauce", et on ne peut pas toujours tout définir. Le plus important, et de pouvoir conserver son image, sa charte graphique et ses outils marketing à travers son logiciel. Si des efforts ont étté faits pour travailler sur des plaquettes commerciales ou autres supports marketing, c'est bien de pouvoir continuer à travailler avec. Chaque agence immobilière est différente, a des goûts et des exigences différentes, c'est pour cela qu'il est intéressant de tester un logiciel avant de le choisir, et de voir jusqu'ou il est possible de le modifier pour l'exploiter pleinement.
En espérant que cette présentation objective ait pu répondre à certaines questions, d'autres aspects seront abordés par la suite, en fonction des retours ou des questions.